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"일 못하는 목수가 연장 탓 한다"는 말이 있다. 물론 제대로 일을 하지 않고 남의 탓으로 돌리는 변명으로 생겨난 말이다. 하지만 능력과 열정은 있는데 제대로 연장을 사용하지 못해 자신이 가지고 있는 능력을 십분 발휘 못하는 경우도 흔히 있다
해가 바뀔 때마다 큰 마음 먹고 구입하는 시스템 다이어리. 이것 역시 사회생활을 사람들에게 필수품 중의 하나다. 그러나 사람마다 활용 범위는 천차만별이다.
한달 한달 넘어갈수록 "이 다이어리는 불편해"라며 책상 구석에 던져버리는 사람들이 늘어나는 것도 애꿎은 연장 탓이 아닐까. 2003년 새해! 시스템 다이어리 이렇게 활용하면 성공할 수 있다.
▶ 월간 계획(Monthly Organizer)을 짜라
한 달 동안 내가 무엇을 해야 하는지 즉, 내가 가야 할 방향과 중요한 것이 무엇이고 소중한 것이 무엇인가를 일목요연하게 볼 수 있도록 정리하라. 목표는 큰 글씨나 주목성 있는 펜으로 최상단에 기록하는 것이 좋다. 볼 때마다 목표를 되새길 수 있다.
▶ 주간계획(Weekly Organizer)을 짜라
한 주간의 비전이나 목표를 구체적으로 적어라. 월간 목표와 같이 한 주의 목표를 설정하는 일인 만큼 정확한 우선순위에 근거해야 한다. 다음엔 개인적인 목표와 비즈니스 목표를 적고, 긴급하고 소중한 것을, 긴급하지 않지만 소중한 것을 적어라. 이렇게 해서 당신을 위한 주간 계획이 탄생하게 된다.
▶ 일일 계획(Daily Organizer)을 짜라
일일 계획은 주간 계획을 중심으로 구성한다. 일일 계획은 시간 창조의 근간이 되는 부분이다. 오른 쪽에는 "긴급하고 소중한 것", "긴급하지 않지만 소중한 것", "작은 성취", "회의나 미팅" 순으로 정리하라. 또 왼쪽에는 이것을 시간대 별로 나눠 시간대별 계획과 연락처 및 메모란으로 활용해라.
소중한 것이 무엇인지 순서대로 적고 그 왼쪽에 우선순위를 적어라. 우선순위는 A B C로 등급을 크게 나눈 다음 등급별로 1 2 3등으로 세부 우선순위를 정하라. 또한 그날 하루 동안 성취한 사항이 있으면 아무리 작은 성취라도 적어서 작은 성취난에 올려놓고 스스로를 칭찬하고 격려해 가라.
▶ 매직 넘버6을 정하라
베들레헴 강철회사 사장인 찰스 스왑은 늘 정신없이 바빴다. 그래서 한 경영컨설턴트를 만나 시간을 절약하는 방법을 물어 보았다. 그 경영컨설트는 찰스 스왑 사장에게 "내일 할 일을 여섯 가지만 적으세요. 소중하고 급한 순서대로 번호를 매기십시오. 그래서 순서대로 일을 처리하십시오. 혹은 뜻하지 않은 일이 생기면 급하고 소중한 순서대로 처리하십시오"라고 처방을 내렸다. 스왑 사장은 이 처방전대로 일을 처리했다. 물론 업무 성과가 오르고 하루하루 생활이 보람찼다고 한다.
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